GASTBEITRAG von Ronny Willfahrt

InDesign-Anwender kennen die Herausforderung: häufig müssen Office-Quellen in professionelle Layouts überführt werden.

Da an den Quelldokumenten heute oft kollaborativ gearbeitet wird, stehen häufig Aktualisierungen an, sodass der Content zwischen beiden Welten aktualisiert und zurück gespeichert werden muss. Solche Herausforderungen mit InDesign-Bordmitteln zu lösen kann mitunter frustrierend sein. Der Einsatz eines datenbankgestützten Publishingsystems hingegen ist für kleinere, gelegentliche Projekte unangemessen und teuer. Mit den InDesign-Plugins „DocsFlow“ und „WordsFlow“ aus dem Hause Em Software lassen sich solche Publishingworkflows zwischen Office und InDesign intelligent und kostengünstig lösen.

Im Webinar „Einführung in die InDesign Plug-ins WordsFlow und DocsFlow“ (Aufzeichnung vom 18.10.2019 – 55 Minuten) werden beide Tools vorgestellt:

Einführung: https://youtu.be/8vkoBIHQ_lI

Tutorial: https://youtu.be/8vkoBIHQ_lI?t=513

Fazit: https://youtu.be/8vkoBIHQ_lI?t=3115

Rabattcode (-20%)

EmSoftware gewährt im Kontext mit diesem Gastbeitrag einen Preisnachlass von 20 Prozent auf die Software. Der Erwerb ist unter http://emsoftware.com möglich.

Hierfür ist der Rabattcode „indesign-blog“ (Gültig bis Ende Juli – 31.07.2020) direkt bei der Produktauswahl einzutragen.

Tipps und Tricks

Einige ergänzende Tipps und Tricks, auf die im Webinar nicht eingegangen werden konnte:

Drag & Drop sowie Tastaturkürzel

Office-Quellen können mit WordsFlow auch sehr schnell per Drag & Drop platziert werden, indem die Quelldatei (*doc bzw. *docx oder *odt) einfach auf das Layout gezogen wird. Dabei werden die zuletzt verwendeten Formatzuordnungen angewendet.

Da sich die Plugins nahtlos in das Datei-Menü von InDesign integrieren, kannst auch ein eigenes Set mit Tastaturkürzeln angelegt werden. Die Operationen von DocsFlow und WordsFlow sind darin mit individuellen Shortcuts belegbar.

Aktualisierung der Verknüpfungen beschleunigen

Wenn in einem Dokument mit vielen verknüpften Office-Quellen gearbeitet wird, dann kann die Aktualisierung möglicherweise etwas länger dauern. Über die Voreinstellung Verknüpfungen vor dem Öffnen des Dokuments überprüfen kann man dies ggf. beschleunigen. Deaktiviert ggf. diese Voreinstellung in InDesign, wenn die Aktualisierung der verlinkten Office-Quellen zu lange dauert.

Zeilenverbindliches Arbeiten mit DocsFlow und WordsFlow: ein Workaround

Mit etwas Mühe ist es möglich, eine ungefähre Zeilenverbindlichkeit zwischen Office und InDesign herzustellen. Ermittelt einfach, wieviele Zeichen durchschnittlich in eine Zeile des InDesign-Templates hinein passen und bereitet ein Office-Template dann so auf, dass man mit den dort verwendeten Stilvorlagen etwa auf die gleiche Zeichenanzahl pro Textzeile kommt. Das ist zwar nicht ganz genau und erfordert ein bisschen Feinarbeit, zahlt sich aber am Ende durch passendere Textlängen und schnelleres Copyfitting aus.

Wenn die Textlängen von Office-Quellen zeilenverbindlich bearbeitet werden müssen, kann man sich als Workaround in InDesign ein Sammeldokument mit Zeilenzähler bauen, in welches die Office-Quellen mit DocsFlow oder WordsFlow zunächst einfließen. Diese Datei kann man während der Arbeit begleitend geöffnet lassen.

Vielen Dank Ronny für Deinen tollen Gastbeitrag! Wer mehr über Ronny und die printXmedia Consult NordOst GmbH erfahren will sollte unbedingt auf deren Webseite vorbeischauen!

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