GASTBEITRAG von Mario Fritsche

Datenzusammenführung und leere Datenfelder – Ohne »Wenn-Dann-Sonst« in Excel

In einem Forenbeitrag lass ich einen Beitrag zum Thema Datenzusammenführung und wie man damit umgeht, wenn in den Datensätzen Angaben fehlen. Konkret ging es um die Erstellung von Visitenkarten nach dem folgenden Muster:

Vorname Name
Straße
PLZ Ort
Telefon:
Fax:
Mobil:
E-Mail:

Problematik: Bei einigen Personen ist keine Mobilfunknummer vorhanden. Auf Grund der Vorlage würde bei diesen Personen nur »Mobil:« stehen, was nicht schön aussieht. Eine Möglichkeit, um die Zeile »Mobil:« auszublenden und die Zeile »E-Mail:« unter die Faxnummer zu rücken ist die Aufbereitung der Daten im Vorfeld der Datenzusammenführung.

Voraussetzung ist, dass die Daten in einer Excel-Tabelle bzw. OpenOffice Tabellendokument vorliegen.

Ausgangslage

Das Layout der Visitenkarten wurde für die Datenzusammenführung vorbereitet (Abb.1, Nr. 1).


Abb. 1

Eine Vorschau der Datenzusammenführung zeigt: Ohne vorhandene Mobilfunknummer sieht die fertige Visitenkarte nicht schön aus (Abb. 2, Nr. 2).


Abb. 2

Aufbereitung der Daten

Wechseln wir zur Datenquelle. Da wir in diesem Beispiel wissen, dass es nur bei der Mobilfunknummer Lücken geben kann, brauchen wir nur die Spalte Mobil anpassen. Dazu die Spalte »Mobil« markieren >  [Rechtsklick]  >  [Zellen formatieren. . .]  (Abb. 3, Nr. 3).


Abb. 3

Im Reiter  [Zahlen]  >  [Benutzerdefiniert]  >  [Typ]  tagen wir  [„Mobil:“ @]  ein (Abb. 4, Nr. 4). Wichtig: In Excel muss der Text innerhalb der Anführungsstriche stehen, in OpenOffice dürfen keine gesetzt werden.


Abb. 4

Mit diesem Format wird, egal was in der Zelle steht, der Text »Mobil:« vorgesetzt.

Datenzusammenführung

In der Vorlage zur Datenzusammenführung entfernen wir das Wort »Mobil:«, sodass nur noch der Marker <<Mobil>> vorhanden ist (Abb. 5, Nr. 5).


Abb. 5

Dann wählen wir   [Zusammengeführtes Dokument erstellen. . .]  aus unter  [Fenster]  >  [Hilfsprogramme]  >  [Datenzusammenführung]  >  [Flyout Menu]  (Abb. 6, Nr. 6).


Abb. 6

Damit das leere Datenfeld entfernt wird, muss unter  [Optionen]  das Häkchen  [Leerzeilen für leere Felder entfernen]  gesetzt werden (Abb. 7, Nr. 7).


Abb. 7

In der fertigen Datenzusammenführung ist jetzt die Zeile mit der Mobilfunknummer nur vorhanden, wenn auch entsprechende Daten vorhanden sind (Abb. 8, Nr. 8).


Abb. 8

Vielen Dank Mario für den tollen Beitrag! Wer mehr über Mario erfahren will sollte unbedingt auf seiner Webseite „ElbeSatz“ vorbeischauen!

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