Angebote und Rechnungen per Skript in InDesign erstellen

von Stephan Wissner

Abb. 1 – Für eine größere Darstellung bitte auf das Bild klicken

Kostenloser Skript Download: http://www.pixelstaub.de/blog/wp-content/uploads/id_rechnungsscript.zip

Einleitung

Das erste mal kam mir die Idee zu dem Skript auf der PUBKON 2015 beim Vortrag „Ich habe gar kein InDesign“ von Stephan Mitteldorf, der damit endete, dass ins Publikum gefragt wurde:

Antwort:

Die Abscheu des Vortragenden Office-Cracks war vorhersehbar…

Denn selbst, wenn die Software unser aller Lieblingswerkzeug ist, in dem wir schnell, routiniert und gut gestalten – auf den ersten Blick macht es wirklich verdammt wenig Sinn, Rechnungen und/oder Angebote in InDesign zu schreiben.

Ja, klar, ich mache das auch, allerdings gebe ich zu: Dass InDesign „nicht wirklich“ rechnen kann, ist in dem Kontext ziemlich ätzend und nervig.

Was ich aber dann in diesem Kontext an Adobes Layoutprogramm sehr schätze, ist folgendes: Sobald man eine Funktion vermisst, kann man mittels Script im Großteil aller Fälle eine Lösung für das Problem realisieren. Und so auch hier: Scripte können nämlich hervorragend rechnen.

Skript-Erklärung

Toll wäre also ein „es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem ich Einstellungen treffen und angeben kann, was ich alles für meinen Kunden gemacht habe und nach ein wenig Klicken kommt hinten eine fertige Rechnung als InDesign-Dokument (Abb. 1) raus“-Skript.

Und – wenn wir schon beim Wünschen sind – dann sollte auch all das folgende damit möglich sein:

Rechnungsposten-Tab

• Eine vordefinierte Liste, aus der ich Leistungen auswählen (z.B. Entwurf, Korrekturen oder Reinzeichnung) (Abb. 3, Nr. 1) und die ich bei Bedarf anpassen und erweitern kann (Abb. 2).

Abb. 2

• Die Möglichkeit, je Leistung entweder Stundenanzahl und individuellen Stundensatz oder Stückpreis und Menge als Berechnungsgrundlage auszuwählen (Abb. 3, Nr. 2).
• Leistungen sollten in der Rechnung mit 0, 7 und 19 % MwSt. versteuert werden können (Abb. 3, Nr. 3)
• Da Angebote und Rechnungen ja prinzipiell gleich aufgeteilt sind, wäre es toll, wenn ich einstellen könnte, ob ich ein Angebot oder eine Rechnung erstellen will (Davon abhängig sollte sich das Kleingedruckte unter der Rechnung ändern). (Abb. 3, Nr. 4)

Abb. 3 – Für eine größere Darstellung bitte auf das Bild klicken

Konfiguration-Tab

• Runde Preise („Preis,00“) sollten optional vom Script in „Preis,–“ umgeschrieben werden können. (Abb. 4, Nr. 1)
• Preise über 999,99 sollten optional mit einem automatischen Tausender-Trennpunkt versehen werden können z.B. EUR 1.000,– (Abb. 4, Nr. 2)
• Der User sollte zudem die Möglichkeit haben, einfache Basis-Gestaltungsparameter im Script einzustellen, auf deren Basis automatisch entsprechende Stile angelegt werden. (Abb. 4, Nr. 3)

Abb. 4 – Für eine größere Darstellung bitte auf das Bild klicken

• Aus einer weiteren (ebenfalls leicht anpassbaren) Liste (Abb. 5) sollte man einen Kunden mit Ansprechpartner und Adresse als Rechnungsempfänger auswählen können (Abb. 4, Nr. 4)

Abb. 5

• Und zusätzlich sollten natürlich auch die gängigsten Benutzerfehler abgefangen werden

Als es im Sommer mal nach Sommerloch ausschaute, habe ich mich dann auch mal an die Umsetzung gemacht.

Das Resultat gibt’s hier:
http://www.pixelstaub.de/blog/wp-content/uploads/id_rechnungsscript.zip

Lauffähig und getestet in InDesign CS6 und den CC-Versionen auf dem Mac (da der PC andere Pfadschreibweisen benötigt, behaupte ich mal: läuft NICHT auf dem gemeinen Windows-PC – was aber relativ leicht anzupassen sein sollte). Hierfür einfach die Pfadangaben in den Zeilen 14 sowie 29 bis 31 an Eure Bedürfnisse anpassen. Ansonsten gerne ausprobieren, testen und Feedback und Bugreports dann gerne hierhin: http://www.pixelstaub.de/blog/script-beta-angebote-rechnungen-in-indesign/

Hinweise zur Installation/Konfiguration:

• zip-File entpacken und die Dateien in den Unterordner „Scripts/Scripts Panel“ innerhalb Eures InDesign-Ordners verschieben
• Im Dialogfenster (nach Scriptaufruf) könnt Ihr im Tab „Rechnungsposten“ einstellen, ob das Script eine Rechnung oder ein Angebot generieren soll, wie lange das Angebot gültig sein soll, bzw. wann Zahlungsziel Eurer Rechnung ist.
• Weitere Leistungen können durch Klicken auf + hinzugefügt werden (Klick auf – entfernt die jeweilige Leistung wieder) ——> Abb. 3
• Die Datei Leistungen.txt (Abb. 2) enthält alle Leistungen, die man im Dropdown des Scripts auswählen kann. Auch Leistungen können über mehrere Zeilen laufen. Nach jeder Leistung muss ein * als Trenner stehen.
• Im Tab „Konfiguration“ (——> Abb. 4) des Dialogfensters könnt Ihr einstellen,
– ob die Rechnungstabelle im aktuellen oder einem neuen Dokument erstellt werden soll
– ob runde Preise auf „,–“ enden sollen (statt auf „,00“)
– ob ein Tausender-Punkt in den Zahlen eingefügt werden soll
– ob eine auf dem heutigen Datum basierende Rechnungsnummer eingefügt werden soll
– ob InDesign Absatz- (TabAbsatz, TabAbsatz_zentriert), Zeichen- (bold) und Zellenformate (LeereZelle, erste Zeile, letzte Zeile) anlegen soll, mit denen Eure Tabelle formatiert wird (kann man nachträglich ändern)
– Welche Grundschrift in den Formaten benutzt werden soll (Achtung: Gibt es zu dieser Grundschrift keinen korrespondierenden bold-Schnitt, meckert das Script nach Erstellen der Rechnung und Ihr müsst das erstellte Zeichenformat „bold“ händisch anpassen, das in diesem Fall vom Script mit der Zeichenfarbe magenta ausgezeichnet wird).
• In der Datei kunden.txt könnt Ihr Euren Kundemstamm anlegen: Ein Kunde kann über mehrere Zeilen gehen (z.B. Firma, Ansprechpartner, Straße, PLZ Ort). Nach jedem Kunden muss ein # als Trenner stehen (——> Abb. 5)
• In der Datei „Stundensatz.txt“ könnt Ihr Euren Standard-Stundensatz hinterlegen. Dieser taucht anschließend als Preset im Dialog auf und muss nicht immer händisch abgeändert werden.

Features für zukünftige Versionen:
• Mehr Kontrolle über das Styling der Tabellen

Known Bugs:
• Klickt man im Tab „Rechnungsposten“ die letzte verbliebene Leistung weg, stürzt InDesign nach der Fehlermeldung ab

Vielen Dank an Stephan Wissner für diesen Beitrag. Wer mehr über Stephan erfahren will sollte unbedingt auf seiner Webseite vorbeischauen!

Ich freue mich, wenn Ihr die Tipps und Tricks mit Euren Kollegen und Freunden teilt…
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